Конфігурація «Сінімекс:Готель+Пансіонат»

Конфігурація «Сінімекс:Готель+Пансіонат» - це програма для готелів, санаторіїв та будинків відпочинку, призначена для автоматизації оперативного управління номерним фондом та обліку взаєморозрахунків з гостями та контрагентами.

Основні функції :

• реєстрація заявок на розміщення від приватних осіб, туристичних фірм та інших організацій;
• бронювання номерів і місць;
• розміщення гостей, у тому числі, на підставі договорів з юридичними особами;
• продовження проживання та переселення;
• взаєморозрахунки з гостями, нарахування та оплата вартості проживання та додаткових послуг, контроль своєчасності розрахунків, готівкові/безготівкові, передоплата/оплата по факту, повернення при достроковому виїзді;
• контроль над станом номерного фонду (оренда, ремонт, прибирання, і т.д.);
• гнучка тарифікація проживання та послуг;
• формування зведень та оперативних звітів по завантаженню номерного фонду;
• ведення “чорного списку” проблемних гостей;
• формування регламентованих звітів в ОВІР і Госкомстат, реєстраційних бланків;
• формування звітів для планового відділу, що дозволяють аналізувати ефективність використання номерного фонду, прибутковість й ін.;
• облік вартості телефонних розмов;
• робота з касовими апаратами та та формами строгої звітності, затвердженими Мінфіном РФ;
• реєстрація “підозрілих” дій портье, контроль над роботою персоналу.

Написане простою та доступною мовою керівництво користувача дозволяє встановити, настроїти й експлуатувати конфігурацію самостійно. За бажанням замовника, здійснюється повний комплекс робіт з установки системи "під ключ", а також навчання персоналу й наступний супровід. При необхідності можливе "тонке" настроювання системи під конкретного замовника.

Первинні документи :    

В основі програми лежить унікальний набір первинних документів, які можуть використовуватися при будь-якій методиці ведення взаєморозрахунків із клієнтами та гостями, дозволяють враховувати довільні стани номерів, включаючи ремонт, прибирання й оренду.

Ключовий документ програми - «розміщення», оформлюється при реєстрації й заселенні гостя. У документі вказуються планований період проживання, тариф, тип бажаного номера та вид розміщення. З форми документа можна підібрати підходящий номер, змінити склад надаваних послуг. Якщо розміщується група гостей, наприклад родина, що оплачує послуги спільно, то для таких гостей оформлюється один загальний документ, що зручно, тому що дозволяє концентрувати інформацію про таких клієнтів в одному місці та використовувати копіювання вже введеної інформації. При розробці програми особлива увага приділялася зручності виконання таких операцій, як продовження проживання, переселення в інший номер.

При укладанні договору на розміщення групи гостей від контрагента, у програмі реєструється «постійна заявка», на підставі якої згодом відбувається розміщення гостей, що прибувають за договором. Передбачені в програмі звіти по планованому й оперативному завантаженню готелю, по стану взаєморозрахунків із клієнтами, можуть формуватися в розрізі постійних заявок, що дозволяє програмі бути зручним і потужним інструментом для аналізу роботи з контрагентами.

Документи «заявка» та «резервування» дозволяють реєструвати попередні заявки на розміщення від потенційних гостей і контрагентів, і, якщо необхідно, бронювати номери або місця в номерах на потрібний період часу. У програмі передбачений механізм оформлення заявок на розміщення через Інтернет.

Програма підтримує оплату послуг гостями, як при заїзді, так і при виїзді. Робоче місце касира дозволяє реєструвати додаткові послуги. Додаткові послуги можуть надаватися гостеві за готівку або в кредит. В будь-якому випадку всі надані, алі не оплачені послуги автоматично потраплять на рахунок, зформований гостеві при виселенні. Програма дозволяє довільним чином ділити послуги між рахунками та чеками, виписувати рахунки юридичним особам. Первинні документи, що реєструють оплату, можна розділити на кілька груп:

• Документи «рахунок» та «чек», оформлюються при оплаті проживання.
• Документи «додаткові послуги» та «чек по додаткових послугах», дозволяють реєструвати в програмі додаткові послуги, надавані гостям протягом періоду проживання допоміжними службами готелю. Чек по дод. послугах оформлюється у випадку, якщо гість оплачує дод. послуги на місці готівкою або кредитною картою. Чек по дод. послугах може бути оформлений не тільки проживаючим гостям, але й стороннім відвідувачам. Документ «дод. послуги» повинен використовуватися при реєстрації додаткових послуг надаваних гостеві в кредит.
• Документ «квитанція на повернення коштів» оформлюється при поверненні гостеві частини передоплати, внесеної за проживання при реєстрації.
• Документ «рахунок за постійною заявкою», дозволяє оформляти загальний рахунок по декількох розміщеннях. Список розміщень формується або вручну, або автоматично, по періоду й постійній заявці.
• Документ «рахунок за заявкою», оформляється при виписці рахунку на передоплату.
• Документ «телефонні розмови» створюється або вручну, або автоматично за допомогою спеціального модуля одержання даних із внутрішньої АТС організації, і дозволяє реєструвати вартість телефонних розмов з номерів. Якщо на момент розмови в номері проживав гість, то вартість розмови буде нарахована на цього гостя. У протилежному випадку вартість розмови буде нарахована на персонал організації.

Нарахування основних послуг гостям здійснюється на підставі гнучкої системи тарифів. Тарифи дозволяють визначати ціни за проживання та будь-які інші додаткові послуги залежно від типу номера та виду розміщення, в яких проживає гість. Вартість послуг за тарифом перераховується програмою автоматично при зміні виду розміщення гостюючих або типу його номера. Для роботи з тарифами в програмі передбачений первинний документ «наказ про зміну тарифу».

Стан номерного фонду контролюється документами «зміна стану номерів» та «виведення номерів зі стану». Документом «зміна стану номерів» можна поставити номер, наприклад, на прибирання або ремонт на дату та годину або на довільний період часу. Документ дозволяє встановити графік введення та виведення номерів зі станів. Документ «виведення номерів зі стану» повинен використовуватися, наприклад, для «зняття» номера із прибирання або ремонту на дату та годину. Список станів, підтримуваних програмою, реалізований у вигляді довідника, тому може поповнюватися й редагуватися самим користувачем.

У програмі передбачений механізм квотування номерного фонду. Кожному контрагентові або підрозділу готеля може бути створена квота номерів, куди будуть розміщатися гості від цього контрагента або підрозділу. Склад квот змінюється наказами «введення номерів у квоту» та «виведення номерів із квоти».

Процедури підтримки прийняття рішень :

Програми для бізнесу - це в першу чергу програми підтримки прийняття рішень. З однієї сторони це інструмент у руках керівників, що надає інформацію, для прийняття рішень, що оптимізують роботу підприємства. З іншого боку - це помічник рядовому персоналу в щоденній роботі з обслуговування клієнтів.

• Механізм оцінки планованого завантаження готелю, реалізований у програмі, дозволяє портьє оперативно ухвалювати рішення щодо можливості підтвердити заявку або оформити бронь.
• При реєстрації нового гостя програма перевіряє, чи проживав цей гість раніше, чи немає збігів в «чорному списку». Програма дозволяє при реєстрації вказувати тільки ПІБ гостя. Всі інші дані: паспортні, інформація про малолітніх дітей, адреси та т.і. можуть бути заповнені пізніше, причому список гостей структурований, що дозволяє портьє швидко знаходити необхідну людину.
• При підборі номеру для гостя, що розміщується програма показує тільки вільні, не заброньовані іншими гостями та ті, що задовільняють необхідним умовам, наприклад: не на прибиранні, не на ремонті, не в оренді, з кондиціонером, номера. У формі підбора для портьє доступна інформація про дату та час останнього прибирання номера, про наявність броні в номері пізніше дати запланованого від'їзду гостя та ін.
• Програма створює всі види звітів, регламентованих для організацій, що надають готельні послуги на території РФ. Для ОВІР програма автоматично веде «журнал реєстрації іноземних громадян» і створює «зведення по країнах». Для надання в Держкомстат РФ формуються «звіт про кількість іноземних громадян, що відвідали Росію» за формою №2-инт. і «звіт по кількості гостей по країнах прибуття та термінах проживання».
• Звіти для планового відділу дозволяють аналізувати ефективність використання номерного фонду в розрізі контрагентів, тарифів, постійних заявок і типів номерів. Прибутковість у розрізі контрагентів, тарифів, послуг і постійних заявок. Розроблено звіт, що дозволяє оцінити, наскільки структура номерного фонду відповідає кон'юнктурі ринку, тобто структурі замовлень, розміщених потенційними гостями та клієнтами. За підсумками роботи звітів для планового відділу формуються гістограми.
• У програмі передбачена можливість контролю за «підозрілими» діями портьє. Під «підозрілими» розуміються дії, які можуть призвести до фінансових втрат готелю.
• Програма вивантажує бухгалтерські проводки в 1С:Бухгалтерію 6.0 та 1С:Бухгалтерію 7.7, ред. 3.5.

Сервісні можливості

Конфігурація «Сінімекс:Готель» працює з касовими апаратами, що підтримують режим фіскального реєстратора. Дозволяє автоматично завантажувати дані про телефонні розмови з номерів.

Для роботи з касовими апаратами використаються розроблені фірмами «Штріх-М» й «Шанс» OPOS драйвери фіскального режиму для ККМ: «Samsung ER 250 RF», «Елвес 01-03-Ф», «Елвес Мікро-Ф», «Штріх М850Ф», «Штріх 2000Ф», «АМС 100Ф», «АМС 200Ф» та ін. Драйвери для зазначених моделей ККМ сертифіковані фірмою 1С для використання з конфігураціями 1С:Підприємства 7.7.

Програма дозволяє, у випадку якщо на робочому місці касира не встановлена ККМ, друкувати рахунки за проживання на бланках форми суворої звітності №3-Г (код форми за ОКУД: 0790203), квитанції на надання додаткових платних послуг на бланках форми №12-Г (0790212), квитанції на повернення грошей за проживання на бланках форми №8-Г (0790208). Додатково в програмі передбачена можливість самостійного друку бланків форм суворої звітності №3-Г, №8-Г, №9-Г (акт про псування майна) і №12-Г.

Як додатковий модуль до програми поставляється тарифікатор телефонних розмов WinTariff із зовнішньою процедурою завантаження тарифікованих дзвінків у базу даних програми. Дзвінки реєструються в програмі не пізніше, ніж через хвилину після закінчення.

Програми для організацій, що надають готельні послуги, експлуатуються цілодобово. У конфігурацію «Сінімекс:Готель» входять спеціальні сервісні процедури, що дозволяють автоматично усувати помилки користувачів, керувати розміром бази даних, створювати резервні копії БД. До складу програми входить «планувальник» фонових завдань, що дозволяє виконувати сервісні процедури за створеним користувачем розкладом у фоновому режимі.